7 saker att tänka på kring dokumenthanteringssystem
Det vanligaste är att någon på IT avdelningen tilldelas jobbet att utreda vilket system organisationen skall använda. Detta leder ofta till ett antal följdproblem:
- Många vill ha sin röst hörd.
Eftersom det blir ett samordnat inköp kommer många att tycka till om vad systemet skall klara av. Olika processer har olika behov. Detta leder slutligen i en omfattande kravspecifikation kring funktioner.
- Otydligt ägande av installationen
Om det är många som tyckt till kring systeminköpet kommer det vara många som skall använda det i slutändan. Detta leder till ett otydligt ägarskap. Systemet skall stödja en process och den processansvarige skall därför vara systemansvarig också.
- Skapa en pilot installation för att säkerställa resultatuppfyllelse
Välj ut den process som med garanti har stor nytta av dokumenthanteringssystemet. Genomför en pilotinstallation och säkerställ att allt fungerar som förväntat. Om inte, justera tills resultat uppnåtts. Om leverantören inte vill erbjuda detta steg, byt leverantör.
- Skapa lämpligt stora delprojekt, skiva elefanten.
Efter pilot projektet är det dags för att gå över till skarp produktion. I det läget är det lämpligt att skapa nästa pilotprojekt och upprepa pilot på nästa process. Gör det snabbt och kontrollerat. Det är lätt att korrigera innan skarp drift och dra nytta av de erfarenheter som framkommit i tidigare piloter.
- Styrelsen har inte tagit ett strategiskt beslut kring IT
Alla investeringar skall ge två saker, lägre kostnader eller högre intäkter. Styrelsen har ofta inte tagit ställning till om IT skall vara inblandad i kostnads eller intäktsstrategin. Om detta görs kan styrelsen kräva en rapport om resultat och effekt. 80 % av alla investeringar i IT och system sker utan effektkontroll.
- Användarna behöver integreras in i projektet så tidigt som möjligt.
låt medarbetarna tycka till, det är de som skall använda dokumenthanteringssystemet. Om alla är positiva till dokumenthanteringssystemet kommer det att bli en lyckad investering. - Säkerställ att alla använder systemet.
Följ upp att alla använder dokumenthanteringssystemet. Genomför utbildningar och gör uppföljningar för att säkerställa att allt gått fram.